Automatikus feltöltőkönyvtárak (HotFolders)

A dokumentáció a Hibridlevél Kft. HotFolders nevű szoftverének használatára vonatkozó instrukciókat tartalmazza. Mivel a szoftver jelenleg BETA verzióban érhető csak el, ezért hibák még jelentkezhetnek használat közben. Amennyiben hibát találna a szoftver működése közben, kérjük tegyen hibajelentéset az alkalmazás segítségével. Ezt a Napló menüpontból lehet megtenni.

1. Telepítés

A telepítés a Hibridlevél Kft. által készített és digitálisan aláírt .exe fájl segítségével lehet elkezdeni. Telepítés során szükség van az általános szerződési feltételek elfogadására, valamint a használni kívánt komponensek kiválasztására.

A telepítő az alábbi komponenseket tartalmazza:

• Virtuális nyomtató (VP)
• Frissítéskezelő
• Automatikus feltöltőkönyvtárak (HotFolders)

Fontos megjegyezni, hogy a virtuális nyomtató kihagyására nincs lehetőség a telepítés során, mert a többi komponens arra épül. Az Automatikus feltöltőkönyvtárak modul elhagyható, amennyiben nincs rá szükség.

Ha kiválaszásra kerül az Automatikus feltöltőkönyvtárak komponens, akkor a telepítő kérni fog egy mappa elérési utat, ahova a könyvtárakat a használat során létre tudja majd hozni. A rendszerbe bejelentkezett felhasználónak mindenképpen kell írási jogának lennie a kiválasztott könyvtárra, ezért érdemes a felhasználó Dokumentumok könyvárában készíteni egy új könyvtárat erre a célra egy tetszőleges névvel.

Ezek után a telepítő elkezdi a telepítést. A telepítés közben szükség van aktív internet kapcsolatra, mert a folyamat során modulok kerülnek letöltésre és telepítésre. A folyamat végén egy engedélykérő ablak fog felugrani, hogy szeretné-e telepíteni a Hibridlevél nyomtatókat. Természetesen ezt el kell fogadni, valamint itt van rá lehetőség, hogy mindig megbízzon az általunk digitálisan aláírt szoftverekben.

2. Első indítás

A telepítés a végeztével kettő ikon fog megjelenni a Windows asztalon: Hibridlevél automatikus feltöltőkönyvtárak és Hibridlevél PDF tallózása. Az Automatikus feltöltőkönyvtárak használatához csak az első elindítására lesz szükség. Indítás során a szoftver frissítéséek keres, ezt a Windows állapotsávján egy ikon is jelzi. Ha az indítás sikeres volt, akkor a szoftver használatra kész.

3. Bejelentkezés

Ahhoz, hogy a beküldés megtörténhessen, bejelentkezés szükséges. Erre egy piros sáv is figyelmezteti a felhasználót a kezdőképernyőn, ami elnavigál a megfelelő beállítási ablakra. Itt meg kell adni a felhasználói fiók nevét, a felhasználónevet és a felhasználó jelszavát. Ha azadok beírásra kerültek, akkor lehetőség van a kapcsolatot tesztelni. Ha a teszt sikeres volt, akkor az OK gomb megnyomása után a kezdőképernyőn a piros sáv helyett egy zöld sávnak kell megjelennie, ami arra utal, hogy a szoftver már képes megrendeléseket beküldeni a beállított felhasználó nevében. 

4. Kezdő lépések

Az első lépés egy könyvtár létrehozása. Erre rögtön a kezdőképernyőn van lehetőség. Meg kell adni egy nevet a könyvtárnak, valamint hogy milyen tulajdonságokkal rendelkezzenek az adott könyvtárba bemásolt pdf-ek a megrendelés létrehozása során.

Az alábbi tulajdonságok közül lehet választani:

• Nyomtatási mód:
  • Egyoldalas
  • Kétoldalas
• Nyomtatás színe:
  • Fekete fehér
  • Színes
• Boríték típus:
  • C5/6 - Kis méretű
  • C4 - Nagy méretű
• Feladás típusa:
  • Normál
  • Elsőbbségi
• Különszolgáltatások:
  • Nincs
  • Ajánlott
  • Tértivevény

A beállítások megadása közben a szoftver segít és automatikusan letiltja azokat a lehetőségeket, amiket már nem lehet igénybe venni. Például amennyiben a feladás típusa elsőbbségi, úgy nincs lehetőség Különszolgáltatások megadására.

Lehetőség van a Címzett detektálási módjának módosítására. Az Alapértelmezett lehetőség mellett van egy Egyedi címpozíció lehetőség, aminek segítségével egy megnyitott PDF fájlon lehetőség van egy kijelölő négyzet segítségével megadni az egyedi címpozíció megadására.

A Megrendelésnév minta teszőlegesen módosítható. Az alapértelmezett értékként felajánlott minta tartalmazza azt a három értéket, ami dinamikusan kerül feltöltésre:

• <filename>
• <hotfolder-name>
• <date>

Ha a létrehozás sikeres volt, akkor egy gomb segítségével meg lehet nyitni egy intézőben a létrehozott könyvtárat. Ez a könyvtár alapból kettő mappát tartalmaz: done és error. Ezek a könyvtárak a szoftver működéséhez szükségesek, nem szabad módosítani rajtuk vagy fájlokat másolni beléjük.

Az elkészült könyvtár(ak) kezelésére több lehetőség van: szerkeszteni lehet, ha valamelyik paramétere változtatást igényel, letiltani vagy törölni, ha már nincs rá szükség.

Új könyvtár létrehozására a Feltöltő könyvtárak > Új könyvtár menüpontból van lehetőség.

5. Beállítások

A Beállítások menüpontban az alábbi almenük találhatóak:

• Kapcsolódás:
  • az itt található beállítások a háttérrendszerhez történő kapcsolódást teszik lehetőve. A felhasználónak itt kell megadni a bejelentkezési adatait, amihez a 3. pontban talál leírást.
• Címlista:
  • itt lehet új címeket felvenni, amiket az Egyedi címpozíciónál lehet használni.
• Nyelv:
  • a szoftver nyelvét lehet átállítani. Jelen magyar és angol lehetőségek közül lehet választani.
• Beállítások kezelése:
  • meg lehet adni az alapértelmezetten használt küldeményazonosító formátumát. A szintaktikáról az alkalmazásban található segítség.
  • mennyi ideig tárolja a szoftver az átmeneti fájlokat
  • el lehet vetni a beállításokat
• Feltöltő könyvtárak:
  
  • a szoftver automatikusan induljon-e a Windows rendszerrel
  • milyen időközönként ellenőrizze a szoftver, hogy vannak-e új PDF fájlok bemásolva a könyvtár(ak)ba
  • mennyi ideig tárolja a szoftver a naplóbejegyzéseket

6. Beküldések ellenőrzése

A beérkezett küldeményeket a Levélkezelőben lehet ellenőrizni.