Automatikus feltöltő könyvtárak (HotFolders)

A dokumentáció a Hibridlevél Kft. Automatikus feltöltő könyvtárak (HotFolders) nevű szoftverének használatára vonatkozó instrukciókat tartalmazza. Mivel a szoftver jelenleg BETA verzióban érhető csak el, ezért hibák még jelentkezhetnek használat közben. Amennyiben hibát találna a szoftver működése közben, kérjük tegyen hibajelentéset az alkalmazás segítségével. Ezt a Fájl → Napló menüpontból lehet megtenni.

Mik is azok az Automatikus feltöltő könyvtárat?

Az alkalmazás segítségével létrehozott könyvtárakba bemásolt PDF fájlokban található leveleket, a könyvtárra alkalmazott beállításokkal beküldi a Hibridlevél rendszerbe.

1. Telepítés

A telepítés a Hibridlevél Kft. által készített és digitálisan aláírt .exe fájl segítségével lehet elkezdeni. Telepítés során szükség van az általános szerződési feltételek elfogadására, valamint a használni kívánt komponensek kiválasztására.

A telepítő az alábbi komponenseket tartalmazza:

• Virtuális nyomtató (VP)
• Frissítéskezelő
• Automatikus feltöltőkönyvtárak (HotFolders)

Fontos megjegyezni, hogy a virtuális nyomtató kihagyására nincs lehetőség a telepítés során, mert a többi komponens arra épül. Az Automatikus feltöltőkönyvtárak modul elhagyható, amennyiben nincs rá szükség.

Ha kiválaszásra kerül az Automatikus feltöltőkönyvtárak komponens, akkor a telepítő kérni fog egy mappa elérési utat, ahova a feltöltőkönyvtárakat a használat során létre tudja majd hozni. A rendszerbe bejelentkezett felhasználónak mindenképpen kell írási jogának lennie a kiválasztott könyvtárra, ezért érdemes a felhasználó Dokumentumok könyvárát megadni (Alapértelmezetten a Nyilvános Dokumentumokban helyezi el a telepítő a könyvtárat). A telepítő a megadott helyre létre fog hozni egy Hibridlevel könyvtárat, abban pedig egy HotFoldersRoot könyvtárat.

Ezek után a telepítő elkezdi a telepítést. A telepítés közben szükség van aktív internet kapcsolatra, mert a folyamat során modulok kerülnek letöltésre és telepítésre. A folyamat végén egy engedélykérő ablak fog felugrani, hogy szeretné-e telepíteni a Hibridlevél Virtuális Nyomtatót. Természetesen ezt el kell fogadni, valamint itt van rá lehetőség, hogy mindig megbízzon az általunk digitálisan aláírt szoftverekben.

2. Első indítás

A telepítés a végeztével kettő ikon fog megjelenni a Windows asztalon: Hibridlevél automatikus feltöltőkönyvtárak és Hibridlevél PDF tallózása. Az Automatikus feltöltőkönyvtárak használatához csak az első elindítására lesz szükség. Indítás során a szoftver frissítéseket keres, ezt a Windows állapotsávján egy ikon is jelzi. Ha az indítás sikeres volt, akkor a szoftver használatra kész.

3. Bejelentkezés

Ahhoz, hogy a beküldés megtörténhessen, bejelentkezés szükséges. Erre egy piros sáv is figyelmezteti a felhasználót a kezdőképernyőn, ami elnavigál a megfelelő beállítási ablakra. Itt meg kell adni a felhasználói fiók nevét, a felhasználónevet és a felhasználó jelszavát. Ha azadok beírásra kerültek, akkor lehetőség van a kapcsolatot tesztelni. Ha a teszt sikeres volt, akkor az OK gomb megnyomása után a kezdőképernyőn a piros sáv helyett egy zöld sávnak kell megjelennie, ami arra utal, hogy a szoftver már képes megrendeléseket beküldeni a beállított felhasználó nevében. 

4. Kezdő lépések

A jelenlegi verzióban egy ismert hiba található, aminek a megkerülése a következő:

1. Közvetlenül a program indítását követően a Fájl → Beállítások menüpontban létre kell hozni a feladó címét. Ezt a címlista almenüben lehet megtenni.
2. Indítsa újra a programot a Fájl → Kilépés menüpontot választva, majd újra elindítva.
3. Vegye fel az első feltöltő könyvtárat (lentebb).

Az első feltöltő könyvtár létrehozására a kezdőképernyőn van lehetőség. Meg kell adni egy nevet a könyvtárnak, valamint hogy milyen előállítási és feladási tulajdonságokkal küldje be a könyvtárba bemásolt pdf-ekből készített megredenléseket.

Az alábbi tulajdonságok közül lehet választani:

• Nyomtatási mód:
  • Egyoldalas
  • Kétoldalas
• Nyomtatás színe:
  • Fekete fehér
  • Színes
• Boríték típus:
  • C5/6 - Kis méretű
  • C4 - Nagy méretű
• Feladás típusa:
  • Normál
  • Elsőbbségi
• Különszolgáltatások:
  • Nincs
  • Ajánlott
  • Tértivevény

A beállítások megadása közben a szoftver segít és automatikusan letiltja azokat a lehetőségeket, amiket már nem lehet igénybe venni. Például amennyiben a feladás típusa elsőbbségi, úgy nincs lehetőség Különszolgáltatások megadására.

Lehetőség van a Címzett detektálási módjának módosítására. Az Alapértelmezett lehetőség mellett van egy Egyedi címpozíció lehetőség, aminek segítségével egy megnyitott PDF fájlon lehetőség van egy kijelölő négyzet segítségével megadni az egyedi címpozíció megadására.

A Megrendelésnév minta teszőlegesen módosítható. Az alapértelmezettként felajánlott minta tartalmazza azt a három értéket, ami dinamikusan kerül feltöltésre:

• <filename>
• <hotfolder-name>
• <date>

Ha a létrehozás sikeres volt, akkor a Könyvtár megnyitása gomb segítségével meg lehet nyitni az intézőben a létrehozott könyvtárat. Ez a könyvtár kettő mappát tartalmaz: done és error. Ezek a könyvtárak a szoftver működéséhez szükségesek, nem szabad módosítani rajtuk vagy fájlokat másolni beléjük.

Az elkészült könyvtár(ak) kezelésére több lehetőség van: szerkeszteni lehet, ha valamelyik paramétere változtatást igényel, letiltani vagy törölni, ha már nincs rá szükség.

Új könyvtár létrehozására a Feltöltő könyvtárak > Új könyvtár menüpontból van lehetőség.

5. Beállítások

A Beállítások menüpontban az alábbi almenük találhatóak:

• Kapcsolódás:
  • az itt található beállítások a háttérrendszerhez történő kapcsolódást teszik lehetőve. A felhasználónak itt kell megadni a bejelentkezési adatait, amihez a 3. pontban talál leírást.
• Címlista:
  • itt lehet új címeket felvenni, amiket az Egyedi címpozíciónál lehet használni. Fontos, hogy itt meg legyen adva egy cím!
• Nyelv:
  • a szoftver nyelvét lehet átállítani. Jelen magyar és angol lehetőségek közül lehet választani.
• Beállítások kezelése:
  • meg lehet adni az alapértelmezetten használt küldeményazonosító formátumát. A szintaktikáról az alkalmazásban található segítség.
  • mennyi ideig tárolja a szoftver az átmeneti fájlokat
  • el lehet vetni a beállításokat
• Feltöltő könyvtárak:
  
  • a szoftver automatikusan induljon-e a Windows rendszerrel
  • milyen időközönként ellenőrizze a szoftver, hogy vannak-e új PDF fájlok bemásolva a könyvtár(ak)ba
  • mennyi ideig tárolja a szoftver a naplóbejegyzéseket

6. Beküldések ellenőrzése

A beérkezett küldeményeket a Levélkezelőben lehet ellenőrizni.

7. Ismert problémák

1. Amennyiben egy könyvtár szerkesztése meg van nyitva és közben kerül egy PDF fájl bemásolásra, akkor a feldolgozás nem kezdődik el. Ilyenkor a fájl újbóli bemásolása megoldja a problémát.
2. Ha nincs felvéve feladó cím a címlistába és úgy lesz létrehozva egy könyvtár, akkor hiba fog történni a feldolgozás során. Ilyen esetben ki kell törölni a mappát a szoftverből, fel kell venni a címet, újra kell indítani a szoftvert és létrehozni ismét a könyvtárat.